Ehdot tilaisuuden järjestäjälle

Nämä ehdot koskevat EMMA – Espoon Modernin taiteen museon (jäljempänä EMMA) tilavarauksia ja niitä sovelletaan asiakkaan ja EMMAn väliseen sopimussuhteeseen tilan vuokraamisesta ja käyttämisestä. Varausehdot astuvat voimaan heti varauksen tekohetkellä.

Asiakkaan vastuu
Asiakas on velvollinen suojelemaan vahingoilta vuokraamiaan tiloja ja kalusteita.
Asiakas vastaa: kaikista vahingoista, jotka asiakas, asiakkaan henkilökunta, alihankkija, esiintyjät tai yleisö aiheuttavat näyttelykeskus WeeGeen tai EMMAn kiinteälle tai irtaimelle omaisuudelle voimassaolevalla vastuuvakuutuksellaan

vahingonkorvauslain säännösten mukaisesti tilaisuudessa läsnä olleille henkilöille tai näiden omaisuudelle aiheutuneista vahingoista itse tuomistaan laitteista ja muusta omaisuudestaan.

Asiakas sitoutuu noudattamaan henkilökunnan ohjeita talon, sen kalusteiden ja laitteiden käyttöä koskevissa asioissa. Asiakas ei saa häiritä talon muuta toimintaa.

Ohjeet tilaisuuden järjestämiseen
Asiakkaan ja hänen käyttämiensä toimijoiden tulee noudattaa kaikkia vuokrakohteen käytöstä annettuja ohjeita. Ennen tilaisuuden järjestämistä asiakkaan tulee tutustua asiakkaalle lähetettävään EMMAn tilavaraajan ohjeisiin.

Siivous
EMMA huolehtii tilojen yleisvalaistuksesta, ilmastoinnista ja yleissiivouksesta. Tilaisuuden rakentamisesta, somistuksesta tai järjestäjän/yleisön toiminnasta aiheutuva ylimääräinen siivous tulee sopia etukäteen (vähintään 7 vuorokautta ennen tilaisuutta) EMMAn yhteyshenkilön kanssa, ja kulut peritään asiakkaalta.

Vastuuhenkilöt
Asiakkaan on nimettävä tilaisuuden järjestelyistä vastaava henkilö ja toimitettava hänen yhteystietonsa EMMAn yhteyshenkilölle. Mikäli tilaisuuden luonne vaatii alihankkijoiden käyttämistä, on asiakkaan toimitettava myös heidän yhteystietonsa.

Viranomaisluvat ja muut ilmoitukset
Asiakas on velvoitettu kustantamaan ja hankkimaan tarvittavat viranomaisluvat. Näitä ovat esim. tarvittavat ilmoitukset poliisille ja pelastuslaitokselle. Asiakas vastaa tilaisuuden järjestyksen pidosta sekä kaikista tilaisuuteen liittyvistä tekijänoikeusilmoituksista ja maksuista kolmansille osapuolille (esim. Teosto, Gramex, Kopiosto). Kaiken tekijänoikeussuojatun musiikin esittämiseen tarvitaan erillinen esityslupa ja varaaja vastaa siitä itse.

Tilaisuuden kuvaus
Asiakkaan on pyydettäessä toimitettava kuvaus järjestämästään tilaisuudesta, jotta talon asiakkaita ja toimijoita voidaan informoida tulevasta tilaisuudesta. Kuvauksen tulee sisältää tilaisuuden luonne, arvioitu kävijämäärä ja aikataulu.

Peruutukset
Varatun tilan peruutus veloituksetta on mahdollista:
Alle 20 hengen tilaisuus 7 vrk ennen tilaisuutta
21-50 hengen tilaisuus 14 vrk ennen tilaisuutta
Yli 50 hengen tilaisuus 30 vrk ennen tilaisuutta

Jos varausta ei ole määräaikaan mennessä peruutettu, veloitetaan asiakkaalta puolet varatun tilan tilavuokrasta.

Peruutus on tehtävä kirjallisesti (sähköposti, kirje) tai soittamalla asiakaspalveluun sen aukioloaikana. Peruutus katsotaan tapahtuneeksi sillä hetkellä, jolloin tieto peruutuksesta on tullut EMMAan. Jos sähköinen viesti saapuu asiakaspalvelun aukioloajan jälkeen, katsotaan peruutus saapuneeksi seuraavana asiakaspalvelun aukiolopäivänä.

Vakuutukset
Asiakkaalla tulee olla voimassaoleva järjestettävän tilaisuuden kattava vastuuvakuutus tai ns. ”yleisötilaisuuksien järjestäjän” -vakuutus. Asiakkaan on pyydettäessä esitettävä selvitys vakuutuksesta.

Sopimuksen siirto
Asiakkaalla ei ole oikeutta siirtää sopimusta tai luovuttaa varaamiaan tiloja kolmannelle osapuolelle ilman EMMAn suostumusta.

Muutokset
Varausta koskevat muutokset on tehtävä kirjallisesti. EMMA vahvistaa asiakkaalle muutokset.

Valitukset
Mahdolliset valitukset on tehtävä välittömästi EMMAlle. Jos asiakas ja EMMA eivät pääse yhteisymmärrykseen, kuluttaja-asemassa oleva asiakas voi saattaa riita-asian kuluttajavalituslautakunnan käsiteltäväksi. Viime kädessä sopimukseen kohdistuvat erimielisyydet ratkaistaan Espoon käräjäoikeudessa.

Yhteystiedot
EMMAn asiakaspalvelu info@emmamuseum.fi, ma-pe klo 10–14 puh. 043 827 0941