Rekisterin pitäjä
Espoon taidemuseosäätiö sr. / EMMA – Espoon modernin taiteen museo (myöhemmin EMMA)
PL 6661
02070 ESPOON KAUPUNKI
sähköposti: info@emmamuseum.fi
puh. 043 827 0941
Y-tunnus 1784691-8

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
EMMAn markkinointi- ja viestintäpäällikkö Iris Suomi, iris.suomi@emmamuseum.fi

Rekisterin nimi
EMMAn asiakas- ja sidosryhmärekisterit

Rekisterin oikeusperuste ja käyttötarkoitus
Asiakas- ja sidosryhmärekistereitä kerätään ja käytetään kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön ja muun lainsäädännön mukaisesti. Rekisterin henkilötietojen käsittely pohjautuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, keskinäisten sopimusten täytäntöönpanoon ja rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, joka pohjautuu asiakassuhteeseen.

Rekistereitä käytetään mm. seuraaviin tarkoituksiin:

• omien ja yhteistyössä tuotettujen näyttelyiden, muiden palveluiden, tapahtumien, tuotteiden ja ajankohtaisten asioiden suunnitteluun, tuottamiseen, tiedottamiseen, kehittämiseen ja laadunvarmistukseen
• Yhteydenpitoon, palveluita koskevaan asiakastukeen ja kohdennettuun asiakasviestintään kävijä- ja muiden sidosryhmien kanssa lakisääteisten velvollisuuksien hoitamiseen
• Markkinointiin, ja mainonnan kohdentamiseen

Rekisterin tietosisältö
Rekisterit sisältävät tietoja, kuten:

• nimi 

• nimike

• organisaatio

• käyttötarkoituksen mukaiset yhteystiedot, kuten esimerkiksi sähköposti, puhelinnumero ja osoite) 

• käyttötarkoitusryhmittely (esim. avajaiskutsuvieras, EMMAn klubikirjeen tilaaja) 

• käyttötarkoitusta ohjaava profilointi (esim. sidosryhmä, yritysyhteys, toimiala) museon käyttötarkoituksen kannalta tarpeellinen lisätieto (esim. asema, titteli tai ikä ja kieli) tai yhteystiedon tila (vuorotteluvapaalla, sijainen) 

• muut annetut tai luovutetut tiedot 

Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja kertyy omassa toiminnassa mukana olevilta sidosryhmiltä ja suoraan asiakkailta. Lisäksi tietoja voidaan kerätä ja päivittää myös julkisista tietolähteistä kuten verkkosivuilta tai kolmansien osapuolien ylläpitämistä julkisista rekistereistä. 

Verkkosivujen käytöstä havainnoidut ja johdetut tiedot voivat sisältää:

• Google Analytics ‑palvelun keräämiä tietoja verkkosivujen käytöstä (esimerkiksi käyntimäärät, sivujen katselut, käytetyt laitteet ja selaintyypit) 

• IP-osoite (teknisesti kerättävä tieto, jota ei käytetä käyttäjän suoraan tunnistamiseen) 

• Google Analyticsin tuottamat sijaintitiedot (maa, kaupunki tai alue) 

• asiakasviestinnän tilastolliset tiedot (esimerkiksi uutiskirjeiden avausmäärät ja linkkien klikkaustiedot) 

Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta EMMAn ulkopuolelle, paitsi EMMAn kanssa sopimussuhteessa oleville vakiintuneille ja oleellisille yhteistyökumppaneille asiakassuhteiden ylläpitämiseksi ja palveluiden tuottamiseksi. 

Tietojen säilytysaika 
Tietoja säilytetään käyttötarkoituksen mukainen tai lain vaatima aika. Tilaaja voi itse peruuttaa uutiskirjeen, kutsujen tai muiden sähköisesti lähetettävien viestien tilauksen.

Tietojen siirtäminen EU:n tai ETAn ulkopuolelle 
Tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. 

EMMA käyttää verkkosivustonsa käytön analysointiin Google Analytics 4 ‑palvelua. Palvelun tarjoaa Google LLC (Yhdysvallat). EU‑alueen käyttäjien analytiikkatiedot kerätään ensisijaisesti EU:ssa sijaitsevien palvelimien kautta, eikä käyttäjien IP‑osoitteita tallenneta. 

Google Analytics ‑palvelun käytön yhteydessä analytiikkatietoja voidaan siirtää ja käsitellä myös Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolella, erityisesti Yhdysvalloissa. Tietojen siirrossa huolehditaan henkilötietojen suojan riittävästä tasosta EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) edellyttämällä tavalla. Tietojen siirron oikeusperusteena on Euroopan komission antama EU–USA Data Privacy Framework ‑riittävyyspäätös sekä tarvittaessa Euroopan komission hyväksymät vakiolausekkeet ja muut täydentävät suojatoimet.  

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekistereihin tallennetut tiedot on suojattu tietoturvallisesti niin, että niitä pääsee katsomaan ja käyttämään vain siihen oikeutetut EMMAn ja Näyttelykeskus WeeGeen ja sen toimijoiden työntekijät, jotka tarvitsevat tietoja työssään. 

Rekisterien teknisestä suojauksesta vastaa sähköisen palvelun toimittaja.

Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen
Jokaisella on oikeus saada tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot ja oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Tarkastus- ja virheen korjauspyyntö osoitetaan rekisterinpitäjälle.

Muut mahdolliset oikeudet
Rekisteröity voi kieltää EMMAa käyttämästä itseään koskevia tietoja suoramarkkinointia sekä asiakastyytyväisyys- ja muita tutkimuksia varten. Lisäksi henkilöllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat tiedot poistetaan (oikeus tulla unohdetuksi). Kiellot ja muutokset itseään koskevien tietojen käsittelystä osoitetaan rekisterinpitäjälle kirjallisesti.