EMMAn palveluiden varausehdot ja -ohjeet

1. Opastukset ja taidepajat

2. Ehdot tilaisuuden järjestäjälle

  • Viranomaisluvat ja muut ilmoitukset 
  • Peruutukset
  • Vakuutukset
  • Sopimuksen siirto ja muutokset
  • Valitukset
  •  
    3. Ohjeet tilaisuuden järjestäjälle

  • Kaikkia koskevat yleiset ohjeet 
  • Tarjoilun järjestäminen
  • Ohjeet esiintyjille
  • Ohjeet kuvaajille
  •  
    Yhteystiedot

    Opastusten ja taidepajojen varausehdot

    Näitä varausehtoja sovelletaan asiakkaan ja EMMA – Espoon modernin taiteen museon välillä koskien opastus- ja taidepajavarauksia. Ne astuvat voimaan varauksen tekohetkellä. Huomioithan, että nämä ehdot eivät koske ravintolaa tai muita toimijoita ja heidän palveluitaan. 

    Varaus tulee tehdä viimeistään 3 arkipäivää ennen palvelun ajankohtaa. Palvelu, johon liittyy tarjoilua, tulee varata viimeistään viikko ennen tilaisuuden ajankohtaa. * 

    Palvelun voi perua veloituksetta viikkoa ennen varattua aikaa. 

    Varatun opastuksen/taidepajan hinta veloitetaan täysimääräisenä, jos palvelua ei ole määräaikaan mennessä peruutettu. Maksuttoman opastuksen peruuttamatta jättämisestä veloitamme 30 euroa. Henkilöhinnoitteluun perustuva palvelu veloitetaan asiakkaan ilmoittaman viimeisimmän henkilömäärän mukaan. 

    Peruutus on tehtävä sähköpostilla EMMAn asiakaspalveluun info@emmamuseum.fi -osoitteeseen. 

    Opas odottaa ryhmää enintään 15 min. varatun ajan alkamisesta. Huomioithan, että tämä lyhentää palvelun kokonaiskestoa. 

    *Synttäreiden tarjoilut ja allergiat / erityisruokavaliot tulee vahvistaa viikkoa ennen tilaisuutta EMMAn asiakaspalveluun.

    Ehdot tilaisuuden järjestäjälle

    Nämä ehdot koskevat EMMA – Espoon Modernin taiteen museon tilavarauksia ja niitä sovelletaan tilojen käyttämiseen. Varausehdot astuvat voimaan, kun varaus on vahvistettu. EMMAn henkilökunta vastaa tilaisuuden edellyttämästä näyttelyvalvonnasta ja palveluista. Henkilökunta on velvollinen puuttumaan ohjeiden vastaisiin tilanteisiin ja toimintaan. Maksut tilan ja henkilökunnan käytöstä laskutetaan erikseen sovitusti.

    Tilaisuuden järjestäjä

  • toimittaa tilaisuuden tiedot (vastuuhenkilön yhteystiedot, ohjelman, tilaisuuden luonteen, tarjoilutiedot, henkilömäärän) EMMAlle ja päivittää tiedot niiden muuttuessa. 
  • toimittaa esiintyjien, cateringin tai muiden toimijoiden yhteystiedot EMMAn yhteyshenkilölle ja huolehtii että toimijat tutustuvat tiloihin ja ohjeisiin ennen tilaisuutta. 
  • noudattaa EMMAn ohjeita ja henkilökunnan lisäohjeistusta kiinteistön, sen kalusteiden ja laitteiden käyttöä koskevissa asioissa.  
  • vastaa myös siitä, että tilaisuudessa toimijat noudattavat ohjeita. Lisätietoa: Ohjeet tilaisuuden järjestäjälle.
  • suojelee vahingoilta käyttämiään tiloja ja kalusteita ja vastaa voimassa olevalla vastuuvakuutuksellaan kaikista vahingoista, jotka asiakas, asiakkaan henkilökunta, alihankkija, esiintyjät tai yleisö aiheuttavat Näyttelykeskus WeeGeen tai sen toimijoiden omaisuudelle tai kiinteistölle. Lisätietoa: Vakuutukset. 
  • korvaa vahingonkorvauslain säännösten mukaisesti tilaisuudessa läsnä olleille henkilöille tai näiden omaisuudelle aiheutuneet vahingot. Lisätietoa: Vakuutukset. 
  • vastaa itse tuomistaan laitteista ja muusta omaisuudestaan sekä huolehtii niiden pois viemisestä seuraavana arkipäivänä (mm. kukkalaitteet, tyhjät pullot, tarjoiluastiat).   
  • on velvollinen maksamaan varausajan ulkopuoliset ylimääräiset valmistelu- ja siivouskulut (100€/h).  
  •  
    EMMA huolehtii tilojen yleisvalaistuksesta, ilmastoinnista ja yleissiivouksesta.  

    Asiakas vastaa tilaisuuden jälkien siivouksesta.

    Viranomaisluvat ja muut ilmoitukset

    Asiakas on velvoitettu kustantamaan ja hankkimaan tarvittavat viranomaisluvat. Näitä ovat esim. tarvittavat ilmoitukset poliisille ja pelastuslaitokselle. Asiakas vastaa tilaisuuden järjestyksen pidosta sekä kaikista tilaisuuteen liittyvistä tekijänoikeusilmoituksista ja -maksuista kolmansille osapuolille (esim. Teosto, Gramex, Kopiosto). Kaiken tekijänoikeussuojatun musiikin esittämiseen tarvitaan erillinen esityslupa ja varaaja vastaa siitä itse.

    Peruutukset  

    Varatun tilan peruutus veloituksetta on mahdollista:

  • Aitio ja näyttelytilat 30 vrk ennen tilaisuutta  
  •  
    Jos varausta ei ole määräaikaan mennessä peruutettu, veloitetaan asiakkaalta puolet tilavaraushinnasta.   

    Peruutus on tehtävä sähköpostilla EMMAn asiakaspalveluun info@emmamuseum.fi -osoitteeseen. 

    Vakuutukset  

    Asiakkaalla tulee olla voimassa oleva:  

  • tilaisuuden järjestäjän vastuuvakuutus, mikäli tilaisuudessa on läsnä varaajan kutsumia vieraita.
    tai
  • tapahtumajärjestäjän vastuuvakuutus, mikäli tilaisuus on avoin yleisölle.  
  •  
    Vakuutus hankitaan varaajan omalta vakuutusyhtiöltä. Todistus vastuuvakuutuksesta toimitetaan EMMAlle viimeistään 2 viikkoa ennen tilaisuutta.

    Sopimuksen siirto ja muutokset 

    Asiakkaalla ei ole oikeutta siirtää sopimusta tai luovuttaa varaamiaan tiloja kolmannelle osapuolelle ilman EMMAn suostumusta. Varausta koskevat muutokset on tehtävä kirjallisesti. EMMA vahvistaa asiakkaalle muutokset.  

    Valitukset  

    Mahdolliset valitukset on tehtävä välittömästi EMMAlle. Jos asiakas ja EMMA eivät pääse yhteisymmärrykseen, kuluttaja-asemassa oleva asiakas voi saattaa riita-asian kuluttajavalituslautakunnan käsiteltäväksi. Viime kädessä sopimukseen kohdistuvat erimielisyydet ratkaistaan Espoon käräjäoikeudessa.

    Ohjeet tilaisuuden järjestäjälle

    EMMA – Espoon modernin taiteen museo säilyttää ja hoitaa taideteoksia kansainvälisten museaalisten toimintatapojen mukaisesti. Asiakastilaisuuksien ja esiintymisten suunnittelussa ja sekä toteutuksessa noudatetaan EMMAn ohjeita.  

    Kaikki tilaisuuteen liittyvät suunnitelmat käydään etukäteen läpi museon yhteyshenkilön kanssa. Suunnittelussa on otettava huomioon tapahtumapaikan erityislaatuisuus, ja siihen vaikuttavat mm. tilaisuuden ajankohta, sijainti, kesto, asiakkaiden määrä, käytettävä kalusto tai rekvisiitta ja tekniset tarpeet.

    Kaikkia koskevat yleiset ohjeet

    Ulkopuoliset eivät voi oleskella museon näyttelytiloissa ilman EMMAn omaa henkilökuntaa.

    Taideteoksiin, teosten jalustoihin tai vitriineihin ei saa koskea eikä niitä saa käyttää alustana esim. papereille tai muille työvälineille.

    Taideteosten ja esiintyjien tai asiakkaiden välissä on oltava vähintään 1 metri vapaata tilaa. Teosten ympärillä olevien suojanarujen sisäpuolelle ei saa mennä eikä naruja saa siirtää.  

    Jos taideteos vaurioituu tai siihen on koskettu, asiasta tulee ilmoittaa välittömästi museon henkilökunnalle. Taideteosta ei saa yrittää nostaa tai korjata itse.  

    Näyttelytilaan tuotavan rekvisiitan, kalusteiden ja somisteiden käytöstä on keskusteltava etukäteen museon henkilökunnan kanssa. Tilaisuuden järjestelyt tai siinä käytettävät materiaalit eivät saa vaarantaa taideteosten turvallisuutta.  

    Avotulta tai muita palovaaran tai palohälytyksen aktivoivia tehosteita (kynttilät, öljylyhdyt, lämpöä tai höyryä tuottavat laitteet) ei saa käyttää missään näyttelykeskuksen tilassa eikä ulko-oven läheisyydessä paloturvallisuussäädösten takia.  

    Näyttelytiloihin ei saa viedä ruokaa tai juomia.  Poikkeukset: Katso “Tarjoilun järjestäminen”.

    Ulkovaatteet, sateenvarjot ja suuret kantamukset jätetään näyttelytilan ulkopuolelle henkilökunnan osoittamiin tiloihin.  

    Näyttelytilassa ei saa juosta.  

    Näyttelytilaan tai taideteosten sijoitteluun ei voida tehdä muutoksia tilaisuuksia varten. 

    Näyttelytilan ilmastointia, lämpötilaa, ääniä ja valaistusta ei voi muuttaa tai säätää tilaisuuden ehdoilla.  

    Aukioloaikojen ulkopuolelle sijoittuva tilaisuus vaatii erityisjärjestelyjä, jotka saattavat lisätä asiakkaan kustannuksia. 

    Tarjoilun järjestäminen 

    Pääsääntöisesti näyttelytiloihin ei saa viedä ruokia tai juomia. 

    Juomien ja cocktail-palojen tarjoaminen voidaan toteuttaa rajatulla alueella. Tästä on sovittava erikseen museon kanssa ja tarjoilusta vastaava palvelun tuottaja on hyväksytettävä museolla.  

    Tarjoiluun liittyvistä järjestelyistä on esitettävä museolle ennakkosuunnitelma, aikataulu ja nimetyt vastuuhenkilöt. Suunnitelman pitää kattaa myös mahdolliset catering-palvelun tutustumiskäynnit tiloihin tai muut tarvittavat paikan päällä tehtävät valmistelut.  

    Tarjoiluun ei saa liittyä mitään kuumentamista, keittämistä, liekittämistä, höyryn tuottoa jne., jonka seurauksena palonilmaisimet saattaisivat aktivoitua. 

    Mikään osa näyttelytilasta ei ole anniskelualuetta. Alkoholijuomien tarjoileminen on lain edellyttämällä tavalla mahdollista, mutta tilaisuuden järjestäjän on itse hankittava tarjoiltavat alkoholijuomat. Niitä ei voi ostaa tarjoilusta vastaavalta catering-palvelulta (Alkoholilain 84 §, alkoholin välittäminen palkkiota vastaan). 

    Tarjoilusta vastaava catering-palvelu huolehtii tarjoilusta aiheutuvista jätteistä ja siivouksesta.  

    Ohjeet esiintyjille 

    Museon on hyväksyttävä kaikki näyttelytiloissa käytettävä rekvisiitta etukäteen, jottei siitä aiheudu haittaa museoturvallisuudelle, näyttelyesineille tai taideteoksille. Kaikki eloperäinen esim.  luonnosta kerätty materiaali saattaa tuoda mukanaan tuhohyönteisiä, kosteutta tai muuta vastaavaa. 

    Materiaalien paloturvallisuusvaatimukset ovat museoissa erityisen tiukat esim. tekstiilien osalta syttyvyysluokka on SL1 (vaikeasti syttyvä, sammuu itsestään). 

    Maskeerausta (meikki, hiuslakka jne.) ei saa tehdä näyttelytilassa.  

    Näyttelytilan seiniin koskemista ja nojaamista on vältettävä.  

    Näyttelytiloihin ei saa tuoda ruokaa tai juomia. Välipalat, juomat yms. on nautittava tähän tarkoitukseen osoitetuissa tiloissa. 

    Näyttelytiloihin ei saa jättää sinne kuulumattomia esineitä, työkaluja, kasseja, reppuja yms.    

    Esiintyjän ja yleisön liikkuminen näyttelytilassa on suunniteltava etukäteen museon yhteyshenkilön kanssa.  

    Harjoitusajat on sovittava etukäteen. Harjoitusten aikana on museon omaa henkilökuntaa paikalla huolehtimassa museoturvallisuudesta. 

    Ohjeet kuvaajille

    Ohjeet kuvaajille 

    Kuvauksesta tehdään tarjous varaajalle. Tarjousta varten tulee olla tiedossa ajankohta, kesto, osallistuva henkilömäärä ja kuvauksessa tarvittavat tilat. Varaajalle lähetetään vahvistus, kun kuvaukseen liittyvät palvelut ja järjestelyt on sovittu. Lisäpalveluiden ja -ajan kulut laskutetaan asiakkaalta.

    Vahvistuksen mukainen kuvaussuunnitelma (aikataulut, henkilömäärät, kalusto, valaistus, sijainnit) toimitetaan sovitussa aikataulussa ennen kuvauksia hyväksytettäväksi museolle. Mikäli kuvaukset ulottuvat EMMAn tilojen ulkopuolelle, suunnitelma tulee hyväksyttää kiinteistöllä ja kyseisten tilojen haltijoilla, mihin on varattava aikaa. EMMAlla on oikeus olla hyväksymättä määräajan jälkeen tulleita muutoksia. 

    EMMAn aukioloaikojen ulkopuolella järjestettävät kuvaukset vaativat paljon erityisjärjestelyjä, joista koituu kustannuksia varaajalle. 

    Kuvaukset tulee toteuttaa mahdollisimman vähäisellä salamavalon ja lisävalaistuksen käytöllä.  Valaistusta ja salamavaloja ei saa suunnata teoksiin.  Joidenkin teosten läheisyydessä lisävalaistus on kokonaan kiellettyä. Katso myös: Kaikkia koskevat yleiset ohjeet.

    Jos kuvaukset järjestetään museon aukioloaikoina, niistä tulee aiheutua mahdollisimman vähän häiriötä museokävijöille.  

    Museon edustajalla on oikeus keskeyttää kuvaus tai sen järjestelyt välittömästi, mikäli hän näkee teosturvallisuuden olevan vaarassa tai jos ennakkoon sovitusta kuvaussuunnitelmasta poiketaan. 

    Teostietojen näkymisestä julkaistavassa materiaalissa sovitaan erikseen.  

    Vastuu teosten tekijänoikeuksien huomioimisesta on aina kuvan julkaisijalla. Lisätietoja: kuvasto.fi  

    Varaajalla on oltava voimassa oleva vastuuvakuutus. 

    EMMA pidättää oikeuden muutoksiin.

    Yhteystiedot

    EMMAn asiakaspalvelu 

    info@emmamuseum.fi 

    ma-pe klo 10-14 p. +358 43 827 0941