EMMAs bokningsvillkor och -anvisningar

1. Guidningar och konstverkstäder

2. Villkor för tillställningens arrangör

  • Myndighetstillstånd och annan anmälan
  • Avbokning
  • Försäkringar
  • Överföring av och ändringar i avtalet
  • Besvär
  •  
    3. Anvisningar för tillställningens arrangör

  • Allmänna direktiv som gäller alla
  • Servering
  • Anvisningar för talare, musiker m.m.
  • Anvisningar för fotografer
  •  
    EMMAs kundtjänst

    Guidningar och konstverkstäder

    Dessa villkor gäller guidnings- och verkstadsbokningar mellan kunden och EMMA – Esbo moderna konstmuseum. Villkoren träder i kraft i bokningsögonblicket. Observera att villkoren inte gäller restaurangen eller andra aktörer och deras utbud.

    Bokningar ska göras minst 3 vardagar före önskat datum för tjänsten. Om servering ingår i den bokade tjänsten måste bokningen göras minst en vecka i förväg.*

    Tjänsten kan avbokas kostnadsfritt en vecka före bokad tidpunkt.

    Priset för en bokad guidning/konstverkstad debiteras till sitt fulla belopp om avbokning inte har inkommit före utsatt tid. Om avbokning av en avgiftsfri guidning uteblir debiteras 30 euro. För en tjänst som baserar sig på avgift per deltagare debiteras enligt det senast uppgivna antalet deltagare.

    Avbokning ska göras per e-post till EMMAs kundtjänst, adress: info@emmamuseum.fi

    Guiden väntar på sin grupp i högst 15 minuter från den tidpunkt då guidningen borde ha börjat. Observera att en försening förkortar guidningens längd.

    *Beträffande serveringen under ett födelsedagskalas ska EMMAs kundtjänst meddelas om allergier / specialdieter minst en vecka före evenemanget.

    Villkor för tillställningens arrangör

    Dessa villkor gäller bokning av utrymmen i EMMA – Esbo moderna konstmuseum, och tillämpningen gäller hur utrymmena används. Bokningsvillkoren träder i kraft i och med att bokningen bekräftats. EMMAs personal ansvarar för den utställningsövervakning och de tjänster tillställningen förutsätter. Personalen är skyldig att ingripa om någon situation eller handling strider mot anvisningarna. Betalning för nyttjande av utrymme och personal faktureras separat enligt överenskommelse.

    Tillställningens arrangör …

    … levererar uppgifter om tillställningen (den ansvariga personens kontaktuppgifter, program, typ av tillställning, serveringsuppgifter, deltagarantal) till EMMA och uppdaterar uppgifterna om de ändras.

    … ser till att EMMAs kontaktperson får kontaktuppgifter till personer som uppträder, catering och andra aktörer, och ser till att aktörerna bekantar sig med utrymmena och anvisningarna före tillställningen.

    … följer EMMAs anvisningar och personalens tilläggsanvisningar i frågor som gäller fastigheten och användningen av möbler och utrustning.

    … svarar även för att alla inblandade aktörer följer anvisningarna under tillställningen. Se: Anvisningar för tillställningens arrangör.

    … skyddar de utrymmen och möbler som används från att ta skada och svarar med sin ikraftvarande ansvarsförsäkring för all skadegörelse som kunden, kundens personal, underleverantör, uppträdande personer eller publik tillfogar den egendom eller fastighet som tillhör Utställningscentret WeeGee eller dess aktörer. Se närmare Försäkringar.

    … ersätter i enlighet med skadeståndslagens stadganden skador som under tillställningen vållats närvarande personer eller deras egendom. Se närmare Försäkringar.

    … svarar för utrustning och annan egendom som arrangören själv har fört till platsen samt ansvarar för att de avhämtas under närmast påföljande vardag (t.ex. blomsterdekorationer, tomflaskor, serveringskärl).

    … är skyldig att betala för sådana extra kostnader för förberedelser och städning (100 €/h) som sker utanför den bokade tiden.

    EMMA svarar för lokalens allmänbelysning, luftkonditionering och ordinära städning.

    Kunden svarar för städning av spår som tillställningen lämnat.

    Myndighetstillstånd och annan anmälan

    Kunden är skyldig att skaffa och bekosta sådana tillstånd som myndigheterna kräver, såsom till exempel anmälan till polisen eller räddningsverket. Kunden ansvarar för ordningen under tillställningen och för samtliga meddelanden om och ersättningar för upphovsrätt till tredje part (t.ex. Teosto, Gramex, Kopiosto). För framförande av upphovsrättsskyddad musik krävs särskilt tillstånd som beställaren själv svarar för.

    Avbokning

    Avbokning av ett bokat utrymme kan göras kostnadsfritt:

    • festsalen Aitio och utställningssalarna 30 dygn före tillställningen

    Om avbokningen inte har inkommit före utsatt tid debiteras kunden för halva bokningssumman.

    Avbokningen ska göras per e-post till EMMAs kundtjänst på adressen info@emmamuseum.fi

    Försäkringar

    Följande försäkringar ska vara i kraft hos kunden:

    tillställningsarrangörens ansvarsförsäkring för en sluten tillställning med inbjudna gäster
    eller

    evenemangsarrangörens ansvarsförsäkring för ett evenemang som är öppet för allmänheten

    Arrangören skaffar en försäkring från sitt eget försäkringsbolag. Bevis på ansvarsförsäkringen skickas till EMMA minst 2 veckor före evenemangsdatum.

    Överföring av och ändringar i avtalet

    Kunden har inte rätt att överföra avtalet eller överlåta de bokade utrymmena till tredje person utan EMMAs godkännande. Ändringar i bokningen måste göras skriftligt. EMMA bekräftar ändringarna till kunden.

    Besvär

    Eventuella besvär ska utan dröjsmål inlämnas till EMMA. Om kunden och EMMA inte uppnår enighet för kunden i egenskap av konsument ärendet till konsumentklagonämnden för behandling. Om enighet inte kan nås förs tvister i samband med avtalet i sista hand till Esbo tingsrätt för avgörande.

    Anvisningar för tillställningens arrangör

    EMMA – Esbo moderna konstmuseum förvarar och vårdar konstverk i enlighet med internationella museala rutiner. Vid planering och genomförande av kundtillställningar och framträdanden måste EMMAs anvisningar följas.

    All planering som hänför sig till tillställningen ska på förhand gås igenom med museets kontaktperson. I planeringen måste den ifrågavarande lokalens speciella karaktär beaktas med tanke på bl.a. tillställningens tidpunkt, lokalen, tillställningens längd, kundernas antal, de möbler eller den rekvisita som används samt de tekniska behoven.

    Allmänna direktiv som gäller alla

    Utomstående får inte vistas i museets utställningslokaler utan att någon från EMMAs egen personal är närvarande.

    Konstverk, konstverkens socklar eller vitriner får inte vidröras eller användas som underlag för t.ex. papper eller andra arbetsredskap.

    Kunderna och de uppträdande personerna måste hålla ett avstånd på minst en meter från konstverken. Man får inte stiga innanför avspärrningsband som omger konstverk, och banden får inte flyttas.

    Om ett konstverk har skadats eller vidrörts måste museets personal utan dröjsmål meddelas därom. Man får inte själv försöka lyfta eller reparera ett konstverk.

    Om arrangören avser att föra in rekvisita, möbler eller dekor till utställningslokalen måste därom på förhand diskuteras med museets personal. Arrangemangen under tillställningen och material som där används får inte utgöra fara för konstverkens säkerhet.

    Öppen eld eller andra effekter (ljus, oljelyktor, apparater som producerar värme eller ånga) som kan utgöra brandfara eller utlösa brandalarm får av brandsäkerhetsskäl inte användas i något som helst av utställningscentrets lokaler, ej heller i närheten av ytterdörren.

    Mat och dryck får inte tas med till utställningslokalerna. Undantag: se Servering.

    Ytterkläder, paraplyer och större kollin lämnas utanför utställningslokalen i av personalen anvisade utrymmen.

    Det är förbjudet att springa i utställningslokalerna.

    Inför ett evenemang får inga konstverk flyttas eller ändringar i utrymmet göras.

    Utställningslokalens luftkonditionering, temperatur, ljud och ljus kan inte ändras enligt evenemangets villkor.

    Evenemang som arrangeras utanför museets normala öppettider kräver särskilda arrangemang som kan medföra högre kostnader för kunden.

    Servering

    Huvudregeln är att ingen mat eller dryck får föras till utställningslokalerna.

    Servering av drycker och cocktailbitar kan ske inom ett avgränsat område. Härom måste överenskommas med museet på förhand, och serviceproducenten måste godkännas av museet.

    En förhandsplan över hur serveringen ska arrangeras jämte tidtabell och namngiva ansvarspersoner måste presenteras för museet. I planen ska ingå också cateringföretagets eventuella förhandsbesök i lokalen och andra förberedelser som ska göras på platsen.

    Serveringen får inte innehålla något som ska värmas, kokas, flamberas, som producerar ånga eller motsvarande som kan leda till att brandvarnarna aktiveras.

    Ingen del av utställningslokalerna är avsedd för servering. Alkoholservering är möjlig inom i lag fastställda ramar, men arrangören måste själv skaffa de alkoholdrycker som ska serveras. De kan inte köpas av det cateringföretag som svarar för serveringen (Alkohollagen, § 84, Förmedling och överlåtelse av alkoholdrycker).

    Det cateringföretag som ansvarar för serveringen tar också hand om det avfall och den städning serveringen föranleder.

    Anvisningar för talare, musiker m.m.

    Museet ska på förhand godkänna all rekvisita som används i utställningslokalerna för att försäkra att de inte hotar museisäkerheten eller orsakar utställningsföremålen eller konstverken skada. Allt biologiskt t.ex. från naturen insamlat material kan föra med sig skadeinsekter, fukt eller motsvarande.

    Kraven på materialens brandsäkerhet är speciellt stränga i museer, vilket beträffande textiler t.ex. innebär antändlighetsklass SL1 (svårantändlig, slocknar av sig själv).

    Maskering (make-up, hårspray mm.) får inte användas i utställningslokalerna.

    Att vidröra eller luta sig mot väggarna i utställningslokalen ska undvikas.

    Ingen mat eller dryck för medföras till utställningslokalerna. Mellanmål, drycker mm. ska avnjutas i utrymmen avsedda för ändamålet.

    Till utställningslokalerna får inte föras föremål, verktyg, väskor eller ryggsäckar som inte hör dit.

    Med museets kontaktperson ska på förhand överenskommas om hur eventuella talare, musiker eller andra aktörer och publiken rör sig i utställningslokalen.

    Beträffande repetitionstider överenskoms på förhand. Under repetitionerna ska museets egen personal vara på plats för att övervaka museets säkerhet.

    Anvisningar för fotografer

    EMMA ger en fotograferingsoffert till beställaren. För att en offert ska kunna göras behövs uppgifter om tidpunkt, sessionens längd, antalet deltagare samt utrymmesbehov. Efter att man kommit överens om de tjänster och arrangemang som ansluter sig till fotograferingen skickas en bekräftelse till beställaren. Tilläggstjänsterna och -tiden debiteras av kunden.

    En fotograferingsplan som motsvarar bekräftelsen (tidtabell, antal personer, utrustning, belysning, placering) levereras enligt överenskommen tidtabell före fotograferingen till museet för godkännande. Om fotograferingen sträcker sig utanför EMMAs lokaler måste planen godkännas också av fastigheten och av ifrågavarande utrymmens innehavare, av vilka tidpunkt också ska bokas. EMMA har rätt att förkasta ändringar som kommer in efter angiven tidpunkt.

    Fotografering som arrangeras utanför EMMAs öppethållningstider kräver en mängd specialarrangemang, vilket leder till extra kostnader för beställaren.

    Fotograferingen ska genomföras med så lite blixtljus eller tilläggsbelysning som möjligt. Belysning och blixt får inte riktas mot konstverken. Nära vissa konstverk är tilläggsbelysning totalt förbjudet. Se också: Allmänna anvisningar som gäller alla.

    Om fotograferingen sker under museets öppettider ska de ordnas så att museipubliken störs så lite som möjligt.
    Museets representant har rätt att avbryta fotograferingen eller arrangemangen kring den utan dröjsmål om hen anser att verkens säkerhet är i fara, eller om fotograferingen avviker från på förhand överenskommen fotograferingsplan.

    Beträffande konstverksuppgifters synlighet på det material som publiceras överenskoms separat.

    Ansvaret för att upphovsrätter beaktas ligger alltid hos den som publicerar en bild. Tilläggsuppgifter: kuvasto.fi

    Beställaren måste ha en ikraftvarande ansvarsförsäkring.

    EMMA förbehåller sig rätten till ändringar.

    EMMAs kundtjänst

    info@emmamuseum.fi

    må-fre kl. 10–14 tel. 043 827 0941