Långtidslånens historia sträcker sig till tiden före EMMA och Esbo stad. Då Esbo ännu var en kommun och en köping köpte organ som folkskolenämnden och kulturnämndens bildkonstsektion in konst. Konsten köptes för esboborna. Den samling verk som på detta sätt kom till från och med 1950-talet utgör grunden för EMMA-samlingen.

Det har funnits minst sex identiska blad av Erkki Kulovesis litografi Klarinetinsoittaja (Klarinettisten) i Esbo stads konstsamling. Folkskolorna i Esbo kommun fick bland de olika grafikbladen välja ut ett per hundra elever i skolan. Det blad av Klarinettisten som i årtionden har varit placerat i skolan Tuomarilan koulu i Domarby är det senaste som kommit tillbaka till EMMA. Verket återvänder till den renoverade skolbyggnaden år 2021.

Ett långtidslån av ett konstverk är som en miniatyrutställning. Många faktorer påverkar valet av verk, och i sista hand är det museets kurator som fattar beslutet om lånet. Den som lånar verket, till exempel en hälsocentral eller ett daghem, kan emellertid framföra önskemål om verkets innehåll, och därmed själv påverka valet av verk.

Utlåningsprocessen består av flera skeden. Först stiftar kuratorn bekantskap med lokalerna där det utlånade verket ska placeras. Förhållandena är inte de samma som på museet, och det måste beaktas i valet av verk. Direkt solljus är exempelvis skadligt för många verk, och verken kan inte placeras alltför nära matsalar eller dörröppningar i korridorer: kaffefläckar och törnar från dörrhandtag kan skada verken. De utlånade verken berörs alltså av samma regler som verk placerade i museets lokaler. Välbehandlad konst bevaras för kommande generationer på det sätt som konstnären har avsett.

Före utplaceringen granskas verken inte bara i den digitala samlingsdatabasen utan också i lagret, för att man ska få en bild av verkets storlek, färg och skick.

Efter att ha stiftat bekantskap med placeringslokalerna sammanställer kuratorn en genomtänkt helhet av lediga verk i samlingarna. Museets konservator granskar de valda verkens skick och vidtar de konserveringsåtgärder som krävs. Med detta avses exempelvis att rengöra verken eller att reparera skador på verken. Konservatorn ansvarar för att verket hålls i så nära ursprungligt skick som möjligt. Därför ger konservatorn också anvisningar för hur verket ska skyddas. En målning kan exempelvis ramas in för att trygga dess säkerhet, och för en skulptur kan man konstruera en stadig sockel.

Behovet av konservering beror på verkets skick. På bilden genomförs en av de grundläggande konserveringsåtgärderna, ytrengöring, där damm och smuts som med åren samlats på färgytan avlägsnas.

Då verken är redo att flyttas till placeringsplatsen packar museimästarna in dem för säker transport. Museimästarna är proffs på att hantera konst, och de sköter också upphängningen av verken. Till slut förses verken med skyltar där intresserade åskådare kan läsa konstnärens och verkets namn, och vilket år verket har blivit klart.

Museimästarna hänger upp verken på en höjd som är trygg och samtidigt tilltalande för åskådarna. I bilden visas Andamento av Birger Carlstedt, 1955.

Då långtidslånet avslutas går man igenom samma process i omvänd ordning, och verket ställs undan i väntan på att det ska visas nästa gång. Läs härnäst om hur en målning som i många år hängt i skolan Matinkylän koulu hamnade på Esbo stadsdirektörs vägg.